Kodru Mansour – Intermedierea în afaceri – Cum se poate proteja intermediarul?

Ce este intermedierea?

Prin intermediere, ne referim la activitatea comercială care se poate reflecta din punct de vedere juridic prin mai multe tipuri de contracte, fiecare cu regulile sale proprii, dar și cu un set de drepturi și obligații specifice.

În esență, intermediarul este persoana care pune în legătură două părți – de regulă, un vânzător și un cumpărător, un proprietar și un chiriaș, sau un beneficiar și un furnizor/ partener comercial. Intermedierea poate presupune identificarea de către intermediar a partenerilor comerciali relevanți, introducerea lor către beneficiar și purtarea de discuții/ negocieri cu clienții introduși. Uneori, intermedierea poate implica și încheierea contractelor relevante între client și terțul partener.

Cel mai important „bun” al unui intermediar sunt know-how-ul specific pieței sau industriei în care activează și relațiile comerciale ale acestuia. Pentru acest motiv, intermediarii sunt puși adeseori într-o poziție vulnerabilă în relația cu beneficiarii de rea-credință, care caută să se prevaleze de cunoștințele și contactele intermediarului, fără să suporte însă și comisionul datorat.

Cadrul contractual al intermedierii – de ce este important?

Din punct de vedere juridic, intermedierea comercială aparține conceptului mai larg de „mandat” – operațiune care se poate transpune prin contractul cu același nume, sau printr-o serie de varietăți ale acestuia, dintre care cele mai întâlnite în practică sunt contractele de comision, agenție și intermediere (există un contract special chiar cu această denumire).

De cele mai multe ori, contractele încheiate de intermediari cu beneficiarii serviciilor nu sunt calificate în drept, ci poartă o denumire generică de tip „Contract de prestări servicii” sau „Contract de consultanță”. Această practică comercială îngreunează însă negocierile în eventualitatea apariției unei dispute, deoarece în lipsa încadrării juridice, devine mai dificil pentru părți să își înțeleagă drepturile și obligațiile, iar interpretarea clauzelor importante se complică.

Crearea unui cadru contractual clar și transparent, în care natura juridică a contractului este recunoscută și asumată de părți, iar drepturile și obligațiile sunt atent reglementate, poate preveni tentația încălcării contractului, precum și apariția unui litigiu.

Cu titlu de exemplu, prezentăm mai jos două forme contractuale reglementate de lege, specifice intermedierii comerciale, precum și avantajele acestora pentru intermediari

Două exemple de forme contractuale – avantaje pentru intermediari

Astfel, încheierea unui contract de agenție conferă agentului o serie de drepturi specifice, de la care este interzisă orice derogare în defavoarea sa.

În acest sens, legea prevede în mod expres obligația de loialitate a beneficiarului (denumit „comitent”), obligație ce presupune o conduită contractuală onestă și transparentă, informarea din timp a agentului cu privire la toate aspectele necesare îndeplinirii mandatului său, precum și abținerea de la fapte de natură să îngreuneze sau să împiedice exercitarea mandatului.

Legea mai reglementează expres și dreptul agentului la comision pentru toate contractele încheiate de beneficiar cu un partener comercial ca efect al intervenției agentului sau cu un client procurat anterior de agent pentru contracte similare. Agentul rămâne îndreptățit la comision inclusiv cu privire la contractele pe care beneficiarul le încheie după încetarea agenției, datorită însă eforturilor depuse de agent. Mai mult, este prevăzută și situația agenților succesivi implicați pe aceeași tranzacție, agentul precedent fiind ca regulă preferat la plata comisionului.

Această reglementare previne conduita abuzivă, des întâlnită în practică, prin care beneficiarul denunță contractul cu agentul chiar înainte de semnarea tranzacției intermediate.

Contractul de agenție este potrivit pentru intermedierea unor operațiuni comerciale recurente – e.g., contractarea de către agent a unor sponsori pentru un eveniment organizat de beneficiar. Aceasta deoarece legea cere să existe o relație comercială statornică între agent și beneficiar, adică mandatul să privească o multitudine de tranzacții similare, iar nu o anumită tranzacție particulară.

Mandatele care privesc tranzacții particulare (e.g., vânzarea unui anumit imobil) și nu implică obligații extinse în sarcina intermediarului – cum ar fi conducerea negocierilor și semnarea contractelor cu partenerii – pot fi încadrate sub umbrela contractului de intermediere.

Deși acest mecanism contractual nu reglementează la fel de detaliat drepturile intermediarului, cuprinde totuși o serie de dispoziții favorabile acestuia – cum ar fi dreptul la dublul remunerației datorate atunci când beneficiarul omite să notifice încheierea tranzacției intermediate în termen de cel mult 15 zile.

Cum își protejează un intermediar interesele?

Potrivit zicalei prevenția este cel mai bun tratament, crearea unui cadru contractual previzibil și adaptat intereselor intermediarului este primul pas pentru asigurarea unei relații de afaceri solide.

Astfel, la încheierea contractului, recomandăm intermediarilor să fie atenți în special la următoarele clauze:

• Mecansimul de înregistrare/ recunoaștere a clienților introduși de intermediar;

Contractul trebuie să prevadă forma prin care sunt înregistrați clienții (e.g., încheierea unei anexe la contract) și prestația care face ca un client să fie recunoscut drept client al intermediarului (e.g, stabilirea întâlnirii on-site cu beneficiarul, semnarea unei fișe de client, includerea pe o listă agreată etc.).

De asemenea, contractul ar trebui să prevadă sancțiuni clare pentru beneficiar în ipoteza în care refuză să încheie formalitățile necesare pentru înregistrarea unui client.

• Definirea obligațiilor esențiale care dau naștere dreptului la comision;

Contractul trebuie să conserve dreptul la remunerație al intermediarului pentru activitatea prestată, chiar dacă mandatul său încetează anterior încheierii tranzacției/ parcurgerii pașilor formali impuși de beneficiar pentru recunoașterea unui client introdus, ori dacă la încheierea tranzacției au contribuit și alți intermediari neexclusivi ai beneficiarului;

• Stabilirea unor sancțiuni pentru refuzul nejustificat al beneficiarului de a încheia tranzacția cu un client înregistrat, sau de a răspunde în termen unei oferte ferme obținute de intermediar;

• Stabilirea unui mecanism de notificare prealabilă/ soluționare amiabilă a eventualelor dispute, pentru a facilita negocierile în vederea prevenirii litigiilor.

Litigiile privind executarea contractelor dintre intermediari și beneficiari pot fi dificil de probat, deoarece, de multe ori, eforturile intermediarului se concretizează preponderent prin întâlniri și discuții telefonice, iar faptele de rea-credință ale beneficiarilor sunt dificil de dovedit.

Pentru acest motiv, recomandăm intermediarilor să documenteze pe cât posibil discuțiile purtate prin corespondență scrisă și să centralizeze schimburile de e-mail-uri și documente cu beneficiarii și clienții introduși.